Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Immobilienverwaltung Kiepenkerl-Immobilien, Dipl.-Ing. Frank Wahlert, Pfarrer-Hüls-Weg 4, 48324 Sendenhorst, hausverwaltung@kiepenkerl-immobilien.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir betreiben das Mieter-/Vermieterportal zur Kommunikation und Verwaltung von Miet- und Immobilienangelegenheiten. Hierzu gehören Schadensmeldungen, Dokumente, Aushänge, Nachrichten, Zählerstände und die Organisation von Videokonferenzen. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für gesetzliche Pflichten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Im Übrigen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, insbesondere zur sicheren Portalbereitstellung und effizienten Kommunikation; dabei berücksichtigen wir die Interessen und Rechte der Betroffenen.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adressen, gegebenenfalls Telefonnummern, Objekt- und Wohnungszuordnungen, Inhalte von Meldungen, Nachrichten und Dokumenten, Fotos, Zählerstände, Anmelde- und Sicherheitsdaten sowie Informationen zur Organisation von Videokonferenzen (insbesondere Konferenztitel, ausgewählte Teilnehmer und Einladungslinks). Technisch können insbesondere IP-Adressen und Zeitpunkte von Anmeldeversuchen verarbeitet werden.

4. Cookies und externe Dienste

Das Portal verwendet technisch erforderliche Sitzungs-Cookies zur Anmeldung und Absicherung der Sitzung. Eine Nutzung von Analyse- oder Werbetracking ist im Portal nicht vorgesehen. Videokonferenzen finden auf der externen Plattform OpenTalk statt. Beim bloßen Aufruf der Videokonferenzseite im Portal wird nach der derzeitigen technischen Einbindung keine Verbindung zu OpenTalk hergestellt. Erst beim Öffnen des Konferenzlinks verlassen Sie das Portal und rufen den Dienst von OpenTalk auf. Dort können eigene technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden.

5. Empfänger

Innerhalb der Hausverwaltung erhalten nur berechtigte Mitarbeitende Zugriff auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten. Je nach Vorgang können berechtigte Eigentümer, Mieter, beauftragte Handwerksbetriebe und weitere zur Bearbeitung erforderliche Empfänger bestimmte Daten erhalten. Das Portal wird über einen Hosting-Dienstleister betrieben. Für Videokonferenzen nutzen wir OpenTalk als externen Anbieter; Einzelheiten hierzu stehen in Abschnitt 8. Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden auf Grundlage der gesetzlichen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung eingesetzt.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach der Datenart und dem zugrunde liegenden Vorgang. Angaben zu Videokonferenzen werden im Portal zur Verwaltung der jeweils aktiven Konferenz gespeichert; beim Beenden im Portal wird der aktive Konferenzeintrag deaktiviert. Eine technische Löschung aller zuvor gespeicherten Angaben ist damit nicht automatisch verbunden. Für Daten innerhalb von OpenTalk gelten ergänzend dessen Datenschutzinformationen und die vereinbarten Aufbewahrungsregelungen.

7. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

8. Videokonferenzen mit OpenTalk

Zur Durchführung von Videokonferenzen verwenden wir OpenTalk Premium über meet.opentalk.eu, einen Dienst der OpenTalk GmbH. Die Konferenzen werden von der Hausverwaltung zunächst bei OpenTalk eingerichtet. Anschließend können im Portal Teilnehmer ausgewählt und per E-Mail eingeladen werden. Die Einladung enthält den Konferenztitel und einen Gastlink. Der gegebenenfalls hinterlegte Moderatorenlink wird im Portal nur der Verwaltung angezeigt.

Bei der Organisation verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Teilnehmerzuordnungen, Konferenztitel und Einladungslinks. Bei der Teilnahme über OpenTalk können dort unter anderem IP-Adresse, Browser- und Verbindungsinformationen, Anzeigename, Teilnahmezeitpunkt, Audio- und Videodaten bei aktivierter Übertragung sowie freiwillig eingegebene Chatnachrichten oder geteilte Bildschirminhalte verarbeitet werden. Der Umfang hängt von der tatsächlichen Nutzung der Funktionen ab.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Videokonferenz für die Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist; andernfalls kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine zweckmäßige Kommunikation und Abstimmung in Betracht. Soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

Eine Aufzeichnung oder öffentliche Übertragung ist für den regulären Verwaltungsbetrieb nicht vorgesehen. Sollte eine Aufzeichnung oder Übertragung stattfinden, informieren wir die Betroffenen vorher gesondert und prüfen die hierfür erforderliche Rechtsgrundlage. Einladungslinks sind vertraulich zu behandeln.

OpenTalk verarbeitet bei der Bereitstellung der Konferenzen Daten nach seinen Vertragsbedingungen und Datenschutzhinweisen. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von OpenTalk.

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